Pole ilmselt enamusele uudiseks, et ürituse varajane planeerimine on päris mõistlik ja annab planeerijale nii mõnedki eelised:
- Valikud – varakult alustades on teil võimalus oma valik teha suurema arvu koostööpartnerite seast. Olgu selleks siis peokoht, catering või ansambel. Teie valite, keda te soovite, mitte ei valite nende seast, kes veel vabad on.
- Eelarve – varakault planeerides on tihti võimalik ka paremaid hindu välja kaubelda.
- Aeg ja närvid – tundub võibolla esmapilgul mõttetuna, aga kui põhilised asjad on paigas, saab rahulikult tegeleda enda tööga ja kuklas ei pitsita mõtted planeerimata tegevustest.
Millised teenuse oleks vaja varakult planeerida, et süda oleks rahul ja üritus saaks rahulikult ja mõnuga planeeritud. Neid teenuseid on ainult neil:
- Sündmuskoht – just teile sobiv ning eelarvel vastav
- Bänd – see super unistuste tegija, keda olete alati soovinud
- Õhtujuht – tegemist on ürituse keskse kujuga ja ta peab olema hea, nii et kindlasti ka tema.
- Korralduspartner – keegi, kes võtab ka selle vähese muretsemise enda kanda ja ütleb, millal ja kuidas mingite teemadega tuleks edasi tegeleda ning pakub erinevaid lahendusi mille vahel saate endale sobivad valida.
Kuidas võiks varajase planeerimise protsess välja näha. Võtame näiteks jõulupeo, mis toimub detsembris.
Need neli kirja pandud teenust tuleks valida kohe aasta alguses ja sõlmida vajalikud kokkulepped. Sõltuvalt ürituse suurusest ja keerukusest, võib sisu juurde tagasi tulla alles septembris ja jõuab kõike väga hästi planeerida.
Tuleb siiski meelses pidada, et kui üritus on suurem, kui 70 inimest, võiks ka cateringi varakult kinni panna. Menüü detaile jõuab ka sügisel arutada aga professionaalsed cateringid teavad väga hästi, milline on nende võimekus detsembris kriitilistel päevadel. Kui nende võimekus, teid teeninda konkreetsel päeval on täis, siis kahjuks teie unistusete catering teie peole tulla ei saa.
Mõnusat planeerimist!