Konverentsid

Konverents on kui üks kliendiürituse vorm, kus asjalikus õhkkonnas tugevdada sidemeid nii kodumaiste kui välismaiste partneritega.

Korraldame Sulle konverentsi, mis paneb Sinul ja külastajatel silmad särama!

Teie poolt eesmärk, meie poolt kontseptsioon, sobiv koht, tehniline teostus, vaheesinejad ja kõik muu vajalik sinna juurde.

Broneeri konsultatsioon

Konverents, kuhu Tellija saab tulla külalisena ja külalisele on see lihtsalt puhas nauding

Hea konverents ei ole ainult programm ja lava. Hea konverents on tunne.

Tellijale tähendab see, et kõik on kontrolli all: otsused on selged, ajakava peab, eelarve püsib ja riskid on maandatud enne, kui need jõuavad tekkida. Vajadusel teeme Tellija meeskonnale ka Small Talk koolituse, et jutud paremini sujuksid.
Külalisele tähendab see, et kogu teekond sujub loomulikult: registreerimine on lihtne, liikumine on loogiline, info tuleb õigel ajal, tehnika töötab ja ruumis on hea olla.

Ja üha sagedamini tähendab see ka kolmandat asja: konverents on tehtud nii, et Sul on selle üle hea meel ka kestlikus vaates. Ilma moraaliloenguta. Lihtsalt targalt ja mõõdukalt aga vajadusel komakohtadeni välja.

WOW Events aitab Sul korraldada konverentsi, kus tellija ja osaleja kogemus on läbimõeldud algusest lõpuni. Sujuv, professionaalne ja vastutustundlik. Selline, mille järel inimesed ütlevad: “Kahju, et see juba läbi sai”.

Kuidas ja millega me toetame konverentsi korraldajat

Konverentsi korraldamisel on kõige olulisem, et otsused oleksid eesmärgistatud ja teostatavad. Meie roll on võtta korraldajalt vastutuskohtadest suur osa enda kanda ja hoida tervik kontrolli all.

Eesmärkidest tulenevalt parimate lahenduste soovitamine (formaat, programmiloogika, osalejakogemus, tehnika, ajakava)
Projekti raamistik ja juhtimine: ajakava, rollid, otsustusloogika, kontrollpunktid, koosolekute rütm ja dokumentatsioon
Eelarve ja hankeloogika: eelarveraam, prioriteedid, pakkumiste võrdlus, eelarvedistsipliin ja kulude läbipaistvus
Riskiplaani koostamine (risk management): riskide kaardistus, ennetusmeetmed, varuplaanid ja kriitiliste hetkede protseduurid
Sponsoritele väärtuspakkumise koostamine: sponsoripaketid, nähtavuse loogika, expo/partnerialad, vastuandmise ideed ja müügiargumentatsioon
Partnerite, sponsorite ja expo töövoog: pakkumised, lepingud, kommunikatsioon, ajagraafikud, tehnilised vajadused ja kohapealne teostus
Konverentsi turundus- ja kommunikatsiooniplaani koostamine ja elluviimine: sihtrühmad, sõnumid, kanalid, ajastus, sisutootmine, kutsed ja järelkommunikatsioon
Registreerimiskeskkond ja osalejate haldus: piletihaldus, automaatsed kirjad, andmebaas, nimekirjad, check-in lahendus, erivajadused ja toitlustuse info
Programm ja esinejate tugi: esinejate koordineerimine, lavaplaanid, tech check, ajastused, slaidikontroll, moderaatorite ja paneelide töökorraldus
Formaadi ja kogemuse disain: paralleelsessioonide loogika, rütm, pausid, networking, sideprogrammid (nt sightseeing-tours), osaleja “teekond” algusest lõpuni
Toimumiskoha valik ja läbirääkimised: ruumiplaanid, liikumisloogika, ligipääsetavus, hotellid/transport.
Tehniline produktsioon ja lavalahendus: heli, valgus, video/ekraanid, paralleelsaalid, salvestus/otseülekanne, lavalise liikumise ja visuaali tervik
Logistika, teenindus ja ohutus: transport, saalitiimid, turvaplaan, akrediteeringud, suunaviidad, infotööpunkrid ja külaliste vood
Kohalike ja riiklike toetuste taotlemine: sobivate meetmete kaardistus, sisendite kogumine, taotluste vormistamine ja tähtaegade haldus
Kestlikkuse (ESG) praktilised valikud: mõistlikud materjalid ja kogused, jäätmete sorteerimisloogika, digilahendused, tarnijate valikud ja vajadusel lühikokkuvõte
Run-of-show + proov: minutiplaan, rollijaotus, lavaproovid, show-calling ja kvaliteedikontroll kohapeal
Järeltegevused: tänukommunikatsioon, materjalid, tagasiside, õppetunnid ja järelaruanne (sh soovitused järgmisteks kordadeks)

Külalise teekonna disain

Külaline ei peaks konverentsil “mõtlema korraldusele”. Külaline peaab nautima sisu ja suhtlust teiste osalejatega.

Enne üritust

registreerimine ja piletihaldus on lihtne
info on õigel ajal ja ühes kohas
ootused on selged: kuhu tulla, millal olla, kuidas päevad kulgevad
ja kui teeme kestlikke valikuid (nt digilahendused, vähem printi), siis külaline saab sellest aru, ilma et see tema mugavust vähendaks

Konverentsipäeval

saabumine ja liikumine on loogiline (ka paralleelsessioonide puhul)
lavapilt, heli ja visuaal toimivad ilma “vabandusteta”
teenindus toetab, mitte ei sega
ja kestlikkus on nähtav heas mõttes: vähem ühekordseid lahendusi, selged sorteerimis- ja veepunktid, mõistlikud kogused, läbimõeldud materjalid

Pärast üritust

materjalid ja järelinfo liiguvad sujuvalt
tagasiside kogutakse nii, et sellest tekib päris pilt, mitte lihtsalt “oli tore”
ja kui soovid, koondame ka lühikese kokkuvõtte kestlikkuse sammudest (mis tehti, mis mõju oli, mida järgmine kord paremini)