Presidendi Roosiaia vastuvõtul jäi silma üks märgiline detail: alkoholi ei pakutud toidu kõrvale niisama, vaid seda tuli soovi korral baarist ise osta. See on mõistlik ja hea eeskuju. Maksumaksja või ettevõte ei pea kinni maksma igaühe isiklikke tarbimisharjumusi.
Iga sündmuse – olgu riikliku või firmaürituse – planeerimisel tasub küsida üks lihtne küsimus: kas see kulu aitab saavutada sündmuse eesmärki või teenib pelgalt osaleja isiklikku kasu ja mugavust?
Veel ca 15 aastat tagasi oli firmaüritustel piiramatu tasuta alkohol tavapärane. Sealtsamast on pärit ka üritustele külge jäänud maine, et tegu on pelgalt joomaüritusega.
Kui esimesed julgemad ettevõtted hakkasid korda muutma – pakkudes näiteks vaid kaks pokaali veini inimese kohta ja jättes kange alkoholi valikust üldse välja –, tundus see alguses võõras ja osalejatele harjumatu. Paari-kolme aastaga sai sellest aga uus normaalsus. Midagi hullemaks ei läinud: inimesed tantsisid, suhtlesid ja nautisid programmi edasi. Tasapisi taandus ka mõtteviis, et peo kvaliteeti mõõdetakse tasuta baari lahtioleku aja järgi.
Ettevõte ei korralda firmaüritusi meeskonnale selleks, et osalejatele tasuta alkoholi pakkuda. Sündmusel on suurem eesmärk: Liita meeskonda ja tuua uued töötajad sujuvalt tiimi; Tänada tehtud töö eest ning tugevdada ühist kuuluvustunnet; Tähistada saavutusi ja luua väärtuslikke ühiseid mälestusi. Kui õhtu peamiseks „saavutuseks“ saab tasuta baar, jäävad kõik need eesmärgid kiiresti tagaplaanile ja organisatsiooni kultuuri see kindlasti ei teota.
Küsimus ei ole tegelikult ainult alkoholis. Sama mõtteviisi tasub rakendada kogu ürituse eelarvele: Toit ja jook – kas valik toetab sündmuse meeleolu ja osalejakogemust? Programm ja artistid – Kas ürituse sisu tekitab ühiselt kogetud elamuse? Dekoratsioonid ja tehnika – kas need loovad soovitud elamuse või on tegu lihtsalt ilusate kaunistustega?
See ei tähenda, et iga kulu peaks tootma Excelis matemaatiliselt mõõdetavat tulu. Pidu peabki pakkuma elamust ja emotsiooni.
Kuid me peame julgema küsida, miks me ühe või teise rea peale raha kulutame. Kui sellele küsimusele on selge vastus olemas, on ka sündmuse eelarve õiges kohas.
Ehk küsimus jääb: Milline kulu aitab sündmuse eesmärki saavutada ja milline on lihtsalt inimese isiklik kasu ja heaolu?