Kuidas korraldada konverentsi EASi toetusega

Olen tihti kuulnud jutte, et oleks hea ju kasutada ka enda konverentsi rahastamiseks EASi toetust aga see jäetakse siiski kasutamata. Põhjuseks tavaliselt teadmatus või hirm kogu selle paberimajanduse ning aruandluse ees.

Olles selle ise mitmeid kordi läbi teinud ja julgen väita, et pole seal keerulist midagi aga on paar põhimõtet mida on vaja jälgida:

• Kasutage kohe alguses EASi nõustaja abi, et teha selgeks, kas teie konverents üldse kvalifitseerub toetusele. Ja nii nagu nõustaja ütleb, nii ka see tavaliselt on. Kui hakata konverentsi painutama mingitesse raamidesse, rikute ära enda konverentsi eesmärgi.
• Paberimajanduses tuleb mõelda tagant ette poole, ehk peate koguaeg planeerima konverentsile lisaks ka kokkulepitud tegevuste hilisemat tõestamist. Näiteks ei saa tagantjärgi kuidagi fotot, et peasaalis on teil õige kujundusega toetaja märgistus. Foto on vaja teha konverentsi ajal.

EASi toetusest on abi ka sisulises mõttes. Nimelt on teil toetuse saamise jaoks tarvis päris palju kirjeldusi, analüüse ja plaane paberile panna. On siis tegemist klienditeekonnaga, turundusplaaniga või detailse planeerimise ajakavaga. Selline lähenemine sunnib kõik detailid läbi analüüsima, kirja panema ja selle analüüsi ka EASile esitama.

Eks EASi tekstid ja dokumendid on korraldajale esimesel kokkupuutel natuke harjumatus kantseliitlikus keeles, aga seda ainult alguses. Kui mõte sõnade tagas selgeks saab, siis ei sega enam ka vahest natuke harjumatu sõnakasutus.

Kokkuvõtvalt on EASi 2023 aastal avatud olnud toetuse seletused ja tingimused järgnevad:

EASil on olemas konverentsiteotus, kus teotatakse rahvusvaheliste konverentside korraldamist Eestis ja nende turundamist välisturul, et kasvatada Eestisse saabuvate kõrgema maksevõimega väliskülastajate hulka ning suurendada Eesti kui turismiriigi tuntust välisturgudel.

See meede pole küll koguaeg avatud, aga siiski tasub hoida silma peal, et kas teie planeeritav konverents vastab nõuetele, et korralduseks võtta eelarvesse ka EASi pakutav toetus.

Lühikokkuvõttena on kriteeriumid järgmised:

Konverentsi kriteeriumid:

• Rahvusvaheline teaduslik, erialane või huvialane kokkutulek.
• Kestab vähemalt kaks päeva.
• Tallinnas minimaalselt 120 välisosalejat; mujal Eestis 60.
• Järgib kestlikkuse ja võrdõiguslikkuse põhimõtteid.
• Turundatakse ka väljaspool Eestit ning viidatakse visitestonia.com’ile.
• Toetuse taotlus tuleb esitada vähemalt 4 kuud enne konverentsi.

Toetuse kulud:

• Turundustegevused välismaal.
• Võõrkeelse veebilehe loomine.
• Välisriikidest saabuvate osalejate transpordi- ja majutuskulud.
• Konverentsi korraldamise üldkulud.

https://eas.ee/grants/rahvusvaheliste-konverentside-toetus/

Tänaseks on kahjuks küll 2023 aasta toetuste vastuvõtt lõppenud ja uus toetuste voor avatakse 2024 jaanuaris.

Kui plaanite korraldada konverentsi ja esitada sellele ka EASile toetuse taotlus aga ise olete selle tegemise ebakindel, siis kirjutage meile info@wowevents.eu Teeme taotluse, märgistuse sündmusel koos kõigi eelnevate ja järgnevate tegevuste dokumenteerimisega ning raporti esitamisega. JA loomulikult aitame ka konverentsi korraldada.

Korraldamisteni

Olavi Ruhno